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6 種方法將 Trello、Jira 和 Confluence 應用到項目中

 

 

我參加了 Atlassian Summit 2019, 從講員和產品經理那里學到了很多。內容集中在應用敏捷、計劃、協作和個人生產力方面,使用包括 Trello、Jira 和 Confluence 工具的組合。下面是我的靈感和筆記整理,讓我們將新的學習應用到團隊協作和治理中。

下面是你可以應用的六種方法 ,把 Trello、Jira 或 Confluence 應用到項目團隊中去。

  1. 使用 Confluence 頁面來展現概念而不是用 PowerPoint 演示文稿

  2. Trello、Confluence 和 Jira 如何超級賦能個人和團隊

  3. Confluence 模板幫助你成為一個優秀的溝通者 

  4. 將 Kanplan 應用到項目中

  5. 在軟件生命周期中應用 Confluence

  6. 在 Trello 中用 “艾森豪威爾矩陣(Eisenhower Matrix)” 優先級排序任務事項 

方法一:使用 Confluence 頁面 vs PowerPoint 演示文稿

在你草擬8-10張幻燈片之前,請考慮使用 Confluence 頁面來記錄和呈現你的想法。Jeff Bezo 在亞馬遜禁止使用 PowerPoint,而贊成更長形式的備忘錄。備忘錄格式比典型的 PowerPoint 文檔提供了更詳細的內容。

PowerPoint 可能在演講者面前更容易,但觀眾難以理解。試試用 PowerPoint 格式解釋一個詳細的圖表或數據表。相反,Confluence 網頁能提供數據和詳細分析,是能呈現更長形式內容的更好的解決方案

鼓勵演講者在會議之前發送 Confluence 頁面,能夠在會議之前和之后在頁面上進行協作和評論。嘗試這樣的技巧,你會提高效率,促進更好的問題,并保持歷史記錄討論。

簡單的嘗試方法

  1. 不用電子郵件,用 Confluence 記錄會議紀要和議程
  2. 不用 PowerPoint,創建 Confluence 頁面,嵌入圖表、圖表和任何詳細的分析資料

(使用 Confluence 頁面格式也比格式化 PowerPoint 演示文稿的速度快得多)

方法二:Trello、Confluence 和 Jira 如何超級賦能團隊

在峰會期間,Phil Oye 展示了 Atlassian 產品經理的4大要素,以及如何透過 Trello、Confluence 和 Jira 來實現。這4大要素包括:

  • 領導與激勵

  • 精通 PM

  • 交付成果

  • 優秀的溝通者

他的演講舉例說明了 Atlassian 工具是如何成為產品經理的超級力量。幾個值得注意的方面有:

在 Confluence 中創建項目海報

團隊手冊里,Atlassian 提供了許多免費的模板和技巧一個很有用的“工作坊”是項目海報

項目海報是一個有用的工具,類似于項目章程,有助于對齊每個人的問題定義,范圍和潛在的解決方案。

它是一個動態文件,隨著問題不斷探索,會涉及整個團隊,團隊通過評論提供反饋和信息。

使用 Jira Service Desk 或 Jira Software 收集產品反饋。

隨著新產品的部署,客戶的實時反饋很難獲得的。產品經理可以提供一個鏈接,直接與Jira Software 或 Jira Service Desk 集成,獲取實時反饋。Jira Service Desk 包含一個可以收集反饋的內置小部件。

使用 Trello 跟蹤 “功能請求”

跟蹤功能請求不容易,因為新的請求來自于許多不同的來源。一些功能請求將進入 Backlog,但甚至不會進入產品的短期路線圖或發布計劃。管理“功能請求”的超級方法就是用 Trello 來實現。

 

一個 Trello 看板可以用來抓取功能請求,然后對它們進行分類和優先級排序,為未來做儲備。

 

Trello 看板:https://trello.com/b/jXiWAmTC/feature-requests

Trello 看板提供收件箱列來捕獲需要分類的請求。在執行高層次的路線圖規劃時非常有用。隨著一個個特性請求被規劃到開發路線圖中,它們可以被轉換到 Jira 里,繼續軟件開發和執行。

Trello 看板也可以用來修飾用戶故事,從想法、需求、估計和最終成為候選發布版本。Trello 還支持投票功能,這樣社區用戶可以投票支持他們最喜歡的功能來驅動優先級排序。

Trello 看板:https://trello.com/b/FrbAJsbH/product-roadmap

透過這些 Power Ups 功能,Trello 輕松與 Confluence 和 Jira 集成 。這些 Power Ups 功能讓您在 Trello 中規劃高級別的路線圖,同時又能在 Jira 和 Confluence 中執行

 

方法三:Confluence 模板幫助你成為一個優秀的溝通者 

 

Confluence 提供了大量有用的項目和產品模板。PMO 通常創建一個 MS Word 文檔集合符合管理項目的方法。但是團隊可以通過使用 Confluence 模板來更有效地合作,而不依賴于 MS Word 模板。

如果您的團隊正在產品需求階段、構建項目計劃或管理啟動計劃時,在創建需要通過電子郵件分發的電子表格或文檔之前,考慮使用 Confluence 模板。

真正的超級方法是以 Confluence 的方式有效地、迅速地進行交流,而不是用電子郵件分發最新版本的文件,只需要勾選 “提醒 Watchers” ,每個人都會被告知最新的變化。團隊協作人員可以使用 @ 標記功能標記團隊成員,來回答問題和提供后續答案。有關更多細節,請文末點擊 “閱讀原文”。

 

方法四:將 Kanplan 應用到項目中

敏捷團隊在選擇模型解決方案時,會在 Scrum 和 Kanban 之間尋求平衡。團隊經常發現自己處于 “Wagile” 的中間——在敏捷的路徑中,常常既瀑布又敏捷

例如,項目團隊用 Kanban,但也想維護和更新用戶故事的積壓列表。隨著產品積壓列表增加,當查看 Jira 待辦事項時,清單會變得非常長,應接不暇。在其他情況下,團隊仍希望使用 Epics 對積壓列表進行分類管理,但交付使用 Kanban。

 

KanPlan 的講義內容很有用。講義動手實驗文檔演示了團隊如何通過改變 Jira 過濾器和面板來使用混合的方法。我從講義文稿中截取了幾張圖來解釋如何配置 KanPlan 積壓列表。(文末點擊“閱讀原文”)

我喜歡那些從 To-Do 欄中刪除的所有狀態,會保留在 Open 問題列表里。

 

 

把問題拉進 Kanban 面板

現在,團隊可以將問題從 Backlog 拖到 In Progress 的狀態,它們將出現在Kanban里。Epics 仍然可以用來管理面板。

通過這種配置,團隊可以保持對即時工作的專注,而不是無休止地滾動非計劃的任務。可以試一試動手實驗!(請文末點擊 “閱讀原文”

方法五:在整個軟件生命周期中使用 Confluence

 

Sherif Mansour 在峰會上提出了軟件生命周期的各個階段如何應用 Confluence —— 概念、規劃、開發和定制化。講義內容提供了許多例子,包括:

  • 組織客戶訪談
  • 人物角色的界定

  • Roadmap Planner 

  • 用 Team Calendars 溝通
  • 捕獲需求并將其鏈接到相關的訪談
  • 用 Jira 追溯需求

  • 記錄會議紀要和決定
  • Confluence 狀態報告
  • Confluence 中管理發布說明

使用 Roadmap Planner

演講中重點介紹了如何使用 Roadmap Planner 來表達高層級時間線。我使用過各種各樣的工具來生成圖形時間線,包括 Excel、PowerPoint 和微軟 Project。Atlassian Roadmap Planner,用選擇日期的管理方法,是迄今為止最容易使用的高層級甘特圖

每個泳道可以配置為工作流、項目或主要工作主題。甘特條形圖可以是任務、項目階段或 Epic。里程碑使用標記圖標添加。這是能有效地呈現高層級的時間線,而不是用 PowerPoint 或 Excel ,當日期改變時,要相應移動每個圖形圖標。

 

下面是一個我在幾分鐘之內創建的甘特圖如果 PM 想要將任務或項目狀態加入到條中,則可以改變顏色為紅色、黃色或綠色狀態。如果需要的話,我可以把每個條目鏈接到一個相應的 Confluence 頁面,這樣可以獲取詳細的狀態報告。

 

 

方法六:在 Trello 中用 “艾森豪威爾矩陣” 對工作進行優先級排序 

 

在峰會上,Lauren Moon 用 Trello 展示了如何提高生產力和處理優先級,并介紹了艾森豪威爾矩陣。艾森豪威爾矩陣是一個簡單的 2×2 網格映射任務的重要性和緊迫性。

在下面的示例中,任務的集合被映射為 2×2 矩陣,用于重要性和緊迫性。

顯然,重要而緊迫的任務落入了 DO 范疇,而重要而非急迫的任務變成了決策,而不重要但緊急的任務被委派出去。

 

Trello 可以用來創建一個簡單的艾森豪威爾矩陣,將你的日常任務列表映射成一個簡單的優先級板。 Trello 例子: https://trello.com/b/CXVefGzw/to-dos-eisenhower-matrix-style

 

管理團隊任務的 “5 原則”

Trello 也可以用來管理團隊任務,在團隊成員的1:1會議中管理預期。Joel Spolsky ——Trello 的聯合創始人,也是我最喜歡的軟件博主之一,建議使用 “5原則” 來更有效地管理團隊。

Joel 觀察到:

  • 想要員工做的事

  • 認為他們在做的事

  • 他們實際上在做的事

他運用了 “5原則”,來簡化與每個團隊成員跟進事情的數量。

應用 “5原則”,要求每個團隊成員跟進:

  • 他們正在從事的2項工作
  • 他們計劃下一步要做的2件事
  • 一項每個人都認為他們正在工作,但實際沒做的事

管理者只需要知道每個團隊成員的5個任務,只有2個正在工作的任務。管理者需要知道哪些任務沒有完成,即使團隊認為這個人正在處理特定的任務。總的來說,它有助于溝通,并減少了跟蹤長任務列表的資源負擔。

您可以使用 Trello 面板感受 “5原則”。

https://trello.com/b/DQDXYzN7/team-tasks-5-things-workflow 

 

在 Trello 中,可以使用彩色標簽來標識不同的任務類別。正在做的任務是綠色的,未來的任務是黃色,紅色任務是沒有討論的。

 

 

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